Políticas de privacidad y de tratamiento de datos personales
Fecha de publicación: 04 de marzo de 2026
Vigencia: A partir de su publicación y mientras se mantenga vigente la operación y las
finalidades descritas.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Responsable: TERRA TOURISM GROUP S.A.S. (Operación comercial: “Terra Mayorista de Turismo”)
NIT: 900519584-3
Domicilio: Cali, Valle del Cauca, Colombia
Dirección: CL 30 Norte # 2B – 24 LC 001, Cali
Correo de contacto: diradministrativo@terramayorista.com
Teléfonos: 6026673020 / 3125206356
Nota: Terra es una empresa mayorista B2B con plataforma de reservas en línea para
agencias de viajes, agentes independientes y freelancers.
2. OBJETIVO Y ALCANCE DE ESTA POLÍTICA
Esta Política define las reglas y condiciones bajo las cuales Terra Mayorista de Turismo recolecta, usa, almacena, comparte, transmite, transfiere y suprime datos personales en el marco de su operación B2B, incluyendo los datos de viajeros/pasajeros cuando una agencia los cargue o suministre para cotización o reserva (titulares indirectos).
Esta Política aplica a:
– Usuarios y contactos B2B de agencias (representantes, asesores, administradores, freelancers).
– Proveedores (hoteles, operadores, aerolíneas, transportadores, aseguradoras, tecnología, etc.).
– Empleados, contratistas y candidatos.
– Viajeros/pasajeros cuyos datos sean cargados por agencias para la prestación del servicio.
3. MARCO NORMATIVO (COLOMBIA)
Terra Mayorista de Turismo aplica la normativa colombiana sobre protección de datos personales, incluyendo:
– Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales) y normas reglamentarias.
– Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015 (compilación reglamentaria).
– Lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de control.
Para transferencias internacionales, Terra Mayorista de Turismo aplicará las reglas y restricciones previstas en la Ley 1581 de 2012 (art. 26) y demás normas aplicables.
4. DEFINICIONES CLAVE
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
Dato sensible: Dato que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., datos de salud). Su suministro es facultativo.
Titular: Persona natural dueña de los datos.
Responsable: Quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
Encargado: Quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
Transferencia: Envío de datos a otro Responsable (nacional o internacional).
Transmisión: Envío de datos a un Encargado para que trate por cuenta del Responsable.
5. ROLES DE TERRA (RESPONSABLE VS. ENCARGADO) – MODELO B2B
5.1 Terra Mayorista de Turismo como RESPONSABLE
Terra Mayorista de Turismo actúa como Responsable del tratamiento respecto de:
– Datos de contacto y gestión de agencias, agentes y freelancers (prospectos y clientes B2B).
– Datos de proveedores y aliados.
– Datos de empleados, contratistas y candidatos.
– Datos administrativos, contables, de facturación, seguridad y prevención de fraude asociados a su operación.
5.2 Terra Mayorista de Turismo como ENCARGADO (cuando una agencia cargapasajeros)
Cuando una agencia carga o suministra datos de viajeros/pasajeros para cotizar o reservar:
– La agencia normalmente actúa como RESPONSABLE frente a dichos datos.
– Terra Mayorista de Turismo actúa como ENCARGADO, tratando los datos únicamente para cotización, reserva, emisión, cambios, reembolsos, soporte y gestión operativa del viaje.
En este escenario, Terra Mayorista de Turismo exigirá (por contrato) que la agencia:
– Informe al pasajero sobre el tratamiento y finalidades.
– Cuente con la autorización y/o base legal aplicable para compartir los datos.
– Atienda y gestione los derechos del titular cuando le corresponda como Responsable.
6. DATOS PERSONALES QUE TRATAMOS (POR CANAL)
Terra Mayorista de Turismo trata, entre otros, los siguientes datos, según la relación y el canal:
6.1 Web / Plataforma / Formularios (incluye Meta/landing)
– Identificación y contacto: nombre, documento (si aplica), email, teléfono, ciudad/país.
– Datos B2B: agencia, cargo/rol, NIT de agencia (si aplica), preferencias comerciales.
– Datos de viaje (si aplica): destino, fechas, pasajeros (nombre y documento), requerimientos del servicio.
– Datos técnicos: IP, navegador, cookies, identificadores y registros de actividad (logs).
6.2 WhatsApp / Correo / Llamadas / Soporte
– Conversaciones y comunicaciones relacionadas con cotizaciones, reservas, solicitudes y soporte.
– Evidencias de autorizaciones y preferencias de contacto (cuando aplique).
6.3 Pagos y Facturación
– Datos de facturación, comprobantes y trazabilidad de transacciones.
– Terra procura minimizar el tratamiento de datos financieros sensibles y apoyarse en pasarelas/proveedores especializados.
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO (POR TIPO DE TITULAR)
7.1 Agencias, agentes y freelancers (B2B)
a) Gestión comercial y relacionamiento:
– Registro, alta de usuarios, contacto comercial, seguimiento, onboarding, capacitaciones, invitaciones a eventos.
b) Prestación del servicio:
– Cotización, reservas, emisión, cambios, reembolsos, soporte y gestión operativa.
c) Comunicaciones operativas:
– Confirmaciones, actualizaciones de reserva, notificaciones de servicio (estas comunicaciones pueden mantenerse por necesidad del servicio).
d) Marketing B2B (si el titular lo autoriza o cuando aplique base legal):
– Promociones, novedades, campañas, remarketing, segmentación comercial y encuestas.
e) Analítica, mejora y seguridad:
– Métricas de uso de plataforma, mejora de experiencia, prevención de fraude, auditoría.
7.2 Viajeros/pasajeros (titulares indirectos)
– Ejecución del servicio: reserva, emisión, gestión con aerolíneas/hoteles/operadores/aseguradoras, soporte y asistencia.
– Cumplimiento y seguridad: prevención de fraude, auditorías y requerimientos de autoridades.
Regla: Terra Mayorista de Turismo no contactará a pasajeros para marketing directo salvo autorización y base legal aplicable, o instrucción documentada del Responsable (agencia) cuando proceda.
7.3 Proveedores
– Vinculación, evaluación, contratación, pagos, auditorías, cumplimiento y gestión de relación comercial.
7.4 Empleados/contratistas/candidatos
– Selección, contratación, nómina, administración de personal, seguridad, cumplimiento legal y funcionamiento interno.
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y EXCEPCIONES
Como regla general, Terra solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos, salvo casos permitidos por la ley (por ejemplo: requerimientos de autoridad competente; datos de naturaleza pública; urgencias médicas; y demás excepciones legales aplicables).
9. DERECHOS DE LOS TITULARES (HABEAS DATA)
El titular puede:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada.
– Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
– Presentar consultas y reclamos.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando sea procedente.
– Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
10. CANALES PARA EJERCER DERECHOS Y PROCEDIMIENTO
10.1 Canales
Correo: diradministrativo@terramayorista.com
Dirección: CL 30 Norte # 2B – 24 LC 001, Cali
Teléfonos: 6026673020 / 3125206356
10.2 Requisitos mínimos de la solicitud
– Nombre e identificación del titular (o de su representante).
– Descripción clara de la solicitud (consulta o reclamo).
– Datos de contacto para respuesta.
– Soportes, si aplica.
10.3 Tiempos de respuesta (estándar legal)
– Consultas: máximo 10 días hábiles (prorrogables por 5 días hábiles, informando al titular).
– Reclamos: máximo 15 días hábiles (prorrogables por 8 días hábiles, informando al titular).
Si el titular no está conforme, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez agotado el trámite interno.
11. TRANSMISIONES Y TRANSFERENCIAS A TERCEROS (NACIONALES E INTERNACIONALES)
11.1 Transmisiones (Encargados/Subencargados)
Terra Mayorista de Turismo podrá transmitir datos a proveedores que actúen como encargados o Subencargados para:
– Hosting/infraestructura tecnológica
– CRM y atención al cliente
– Email/marketing automation
– Analítica y medición
– Soporte técnico
– Pasarelas de pago
– Herramientas de mensajería y comunicaciones
En estos casos, Terra procurará celebrar acuerdos que exijan confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a esta Política.
11.2 Compartición con proveedores turísticos (ejecución del servicio) Para ejecutar reservas y servicios, Terra podrá compartir datos con aerolíneas, hoteles, operadores, transportadores, aseguradoras, GDS y aliados necesarios para la prestación del servicio.
11.3 Transferencias internacionales Cuando el servicio, la infraestructura o los proveedores impliquen tratamiento fuera de Colombia, Terra aplicará las reglas de transferencias internacionales previstas en la ley colombiana, incluyendo restricciones a países sin nivel adecuado y/o uso de excepciones permitidas, según corresponda.
12. COOKIES, PÍXELES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO
Terra puede usar cookies y tecnologías similares para:
– Funcionamiento y seguridad del sitio/plataforma.
– Analítica y métricas de uso.
– Marketing B2B y medición de campañas (p. ej., píxeles publicitarios), cuando aplique.
El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Si Terra implementa un banner/centro de preferencias, el usuario podrá gestionar su consentimiento allí.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Terra implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido.
Entre otras:
– Control de accesos por roles.
– Gestión de credenciales y permisos.
– Registros de actividad (logs) y monitoreo.
– Copias de seguridad y recuperación.
– Confidencialidad del personal y proveedores.
– Procedimientos de atención de incidentes.
14. DATOS SENSIBLES Y MENORES DE EDAD (TRATAMIENTO REFORZADO)
14.1 Datos sensibles
Terra solo tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario para prestar el servicio (por ejemplo, requerimientos de salud para asistencia), y siempre informando:
– que el suministro es facultativo,
– la finalidad específica,
– las medidas reforzadas de protección.
14.2 Menores
Terra podrá tratar datos de menores únicamente cuando sea necesario para reservas familiares y con autorización del representante legal, garantizando el interés superior del menor y el respeto a sus derechos.
15. RETENCIÓN, CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN
Terra conservará los datos por el tiempo necesario para:
– Prestar el servicio y mantener la relación B2B.
– Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
– Atender reclamos, auditorías, disputas y obligaciones de seguridad.
– Mantener respaldos técnicos según ciclos razonables.
Una vez cumplidas las finalidades y vencidos los plazos aplicables, Terra procederá a suprimir o anonimizar la información, salvo obligación legal de conservación.
16. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
Si Terra está obligada por los umbrales aplicables, realizará el registro de sus bases de datos ante el RNBD y mantendrá la información actualizada conforme a lineamientos de la SIC.
17. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA
Terra podrá actualizar esta Política. Los cambios se informarán mediante su publicación en el sitio web y/o por los canales habituales con las agencias y usuarios B2B. Si el cambio es sustancial, se procurará comunicarlo de forma destacada.
18. CONTACTO PARA PRIVACIDAD
Para solicitudes, preguntas o ejercicio de derechos: diradministrativo@terramayorista.com
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ANEXOS OPERATIVOS (COPYS / PLANTILLAS)
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ANEXO A. AVISO DE PRIVACIDAD CORTO (FORMULARIOS WEB / LANDING)
“Al enviar tus datos, autorizas a TERRA TOURISM GROUP S.A.S. (Terra Mayorista) a tratarlos para contactarte, gestionar tu solicitud B2B (cotización/reserva/soporte) y enviarte información comercial si lo autorizas. Puedes ejercer tus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar autorización escribiendo a diradministrativo@terramayorista.com.”
ANEXO B. AVISO ULTRA-CORTO (WHATSAPP)
“Hola Soy Terra Mayorista. Para ayudarte con tu cotización/reserva trataremos tus datos (y los de pasajeros si tu agencia los comparte) solo para gestionar el servicio.
Derechos de datos: diradministrativo@terramayorista.com.”
ANEXO C. CONSENTIMIENTO PARA META LEAD ADS / FORMULARIOS INSTANTÁNEOS
Checkbox obligatorio:
“Autorizo el tratamiento de mis datos por TERRA TOURISM GROUP S.A.S. para contactarme y gestionar mi solicitud B2B (cotización/reserva/soporte).”
Checkbox opcional marketing:
“Deseo recibir promociones, capacitaciones y novedades por email/WhatsApp (puedo darme de baja cuando quiera).”
ANEXO D. CLÁUSULA B2B PARA CONTRATOS CON AGENCIAS (DATOS DE PASAJEROS)
1) Roles: La Agencia actúa como Responsable de los datos de pasajeros que suministre o cargue. Terra actúa como Encargado y trata dichos datos solo para cotización, reserva, emisión, cambios, reembolsos y soporte.
2) Autorizaciones: La Agencia garantiza que informó a los titulares y cuenta con autorizaciones/bases legales para compartir los datos con Terra y proveedores finales (aerolíneas, hoteles, operadores, GDS, etc.).
3) Limitación de finalidad: Terra no usará datos de pasajeros para marketing directo salvo autorización/base legal o instrucción documentada del Responsable, cuando proceda.
4) Subencargados: La Agencia autoriza el uso de subencargados necesarios (hosting, CRM, soporte, integraciones, pasarela), bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
5) Solicitudes de titulares: Si Terra recibe una solicitud directa de un pasajero y actúa como Encargado, la trasladará a la Agencia para su gestión.
ANEXO E. CHECKLIST DE COMPLIANCE (MARKETING Y VENTAS)
Lead gen:
– Checkbox obligatorio + link a política
– Checkbox opcional marketing separado
– Evidencia de consentimientos (fecha, canal, fuente) WhatsApp:
– Aviso corto en primer contacto
– Opt-out (BAJA) y lista de exclusión Email:
– Desuscripción siempre
– Segmentación por rol (agencias/proveedores) Plataforma:
– Roles/permisos por usuario
– Logs de acceso y auditoría Proveedores:
– Contratos de encargado/subencargado Transferencias:
– Identificar países y proveedores
– Validar cumplimiento legal) Estado RNBD (si aplica por umbrales de activos y obligación).
7) Si Terra hará marketing directo a pasajeros en algún escenario (de ser así, se requiere base legal y aviso específico)
